Χρησιμοποιήστε αυτό το παράδειγμα τιμολογίου για να σχεδιάσετε το δικό σας

Είναι δύσκολο να κάνετε τις περισσότερες μορφές επιχειρηματικής δραστηριότητας χωρίς κάποιο είδος τιμολογίου. Σε τελική ανάλυση, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης πρέπει να εισπράττει πληρωμή από τους πελάτες του και πρέπει να τεκμηριώνει τις συναλλαγές του για να διασφαλίσει ότι αυτό θα συμβεί. Ομοίως, οι πελάτες και οι πελάτες πρέπει να γνωρίζουν για τι χρεώνονται και πόσο να πληρώσουν. Ένα τιμολόγιο επιτυγχάνει όλους αυτούς τους στόχους.



Τι είναι το Τιμολόγιο;

Τι είναι το τιμολόγιο; Το τιμολόγιο είναι ένα εμπορικό έγγραφο που παρουσιάζει στοιχεία για τα οποία ο πελάτης πρέπει να πληρώσει. Περιλαμβάνει πληροφορίες όπως η ημερομηνία, το συνολικό οφειλόμενο ποσό και μια λίστα με κάθε είδος που τιμολογείται μαζί με το ατομικό του κόστος. Τα τιμολόγια περιλαμβάνουν επίσης συχνά όρους πληρωμής και μπορούν να δημιουργηθούν και να αποσταλούν τόσο σε ηλεκτρονική όσο και σε έντυπη μορφή.

Πώς να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο

Οι άπειροι επιχειρηματίες και οι νέοι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων ενδέχεται να μην ξέρουν πώς να δημιουργήσουν ένα τιμολόγιο για να στείλουν τους πελάτες τους. Ακόμη και ένας έμπειρος ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να θέλει να επανασχεδιάσει το πρότυπο τιμολογίων του. Ευτυχώς, είναι εύκολο να σχεδιάσετε το δικό σας απλό τιμολόγιο, είτε δημιουργείτε ένα έντυπο τιμολόγιο, είτε χρησιμοποιείτε ένα δωρεάν πρότυπο τιμολογίου είτε χρησιμοποιείτε λογισμικό τιμολόγησης. Το κλειδί είναι η αποφυγή λαθών στην τιμολόγηση.

Αναρωτιέστε πώς να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο; Δείτε τους παρακάτω τρεις βασικούς τρόπους με τους οποίους οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δημιουργούν τιμολόγια για τους πελάτες τους.

Δημιουργήστε ένα έντυπο τιμολόγιο

Ορισμένες μικρές εταιρείες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν σύστημα τιμολογίων σε χαρτί. Εάν ο όγκος σας κάνει το χαρτί διαχειρίσιμο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κύριο αντίγραφο τιμολογίου σε χαρτί και να δημιουργήσετε μερικές εκατοντάδες αντίγραφα για να τα συμπληρώσετε με το χέρι. Βεβαιωθείτε ότι το έντυπο τιμολόγιο περιλαμβάνει τις ίδιες πληροφορίες με ένα πρότυπο ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Τα παρακάτω βήματα θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα έντυπο τιμολόγιο:

  1. Προσαρμόστε ένα πρότυπο ή δημιουργήστε το δικό σας πρότυπο χρησιμοποιώντας το λογισμικό της επιλογής σας. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία της εταιρείας σας, όπως όνομα, λογότυπο, διεύθυνση και αριθμό τηλεφώνου.
  2. Αφήστε χώρο στο πρότυπο κύριου τιμολογίου σας για να προσαρμόσετε άλλες λεπτομέρειες σε κάθε τιμολόγιο. Θα χρειαστείτε χώρο για πληροφορίες όπως το όνομα του πελάτη και τα στοιχεία επικοινωνίας. Συμπεριλάβετε κενά για σχετικές λεπτομέρειες, όπως η ημερομηνία, μια αναλυτική λίστα χρεώσεων με περιγραφές, το συνολικό οφειλόμενο ποσό και την ημερομηνία λήξης.
  3. Εκτυπώστε το έντυπο πρότυπο τιμολογίου και δημιουργήστε αντίγραφά του. Μια επιχείρηση που λειτουργεί σε μικρή κλίμακα μπορεί να χρειαστεί μόνο μερικά αντίγραφα, ενώ μια άλλη εταιρεία μπορεί να χρειαστεί εκατοντάδες έντυπα τιμολόγια στη διάθεσή της.
  4. Αποθηκεύστε το πρότυπό σας για να εκτυπώσετε πρόσθετα έντυπα τιμολόγια, όπως απαιτείται.
  5. Όταν είστε έτοιμοι να τιμολογήσετε έναν πελάτη, συμπληρώστε τα κενά του έντυπου προτύπου τιμολογίου για να προσθέσετε τα στοιχεία του πελάτη και τα στοιχεία χρέωσης, συμπεριλαμβανομένης της αναλυτικής λίστας χρεώσεων και του συνολικού οφειλόμενου ποσού.

Χρησιμοποιήστε ένα δωρεάν πρότυπο τιμολογίου στο Διαδίκτυο

Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο, πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά συστήματα τιμολόγησης. Συμπληρώνουν τα επαγγελματικά τους τιμολόγια ηλεκτρονικά και είτε τα στέλνουν μέσω email στους πελάτες είτε εκτυπώνουν κάθε ολοκληρωμένο τιμολόγιο. Είναι απλό να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο χρησιμοποιώντας δωρεάν πρότυπα τιμολογίων στο διαδίκτυο και μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα δείγμα πρότυπο τιμολογίου με δυνατότητα λήψης από διάφορες πηγές και σε διάφορες μορφές προτύπων τιμολογίων.

Είτε δημιουργείτε ένα μεμονωμένο, εφάπαξ τιμολόγιο είτε σκοπεύετε να στείλετε επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα δωρεάν πρότυπα τιμολογίων στο διαδίκτυο:

  • Έγγραφα Google – Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μπορούν να δημιουργήσουν επαγγελματικά τιμολόγια μέσα σε λίγα λεπτά με το δωρεάν λογισμικό επεξεργασίας κειμένου της Google. Απλώς κατεβάστε οποιοδήποτε από τα πολλά δωρεάν πρότυπα τιμολογίων από τα Έγγραφα Google και άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες, προσαρμόστε τις πληροφορίες, στείλτε το έγγραφο και πληρωθείτε.
  • Microsoft Word – Μια ποικιλία από δωρεάν πρότυπα τιμολογίων είναι διαθέσιμα για το Microsoft Word. Τα πρότυπα μπορούν να ληφθούν από τη Microsoft ή από διάφορες άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες, στη συνέχεια να επεξεργαστούν και να προσαρμοστούν χρησιμοποιώντας το Word πριν σταλούν στον πελάτη.
  • Φύλλα Google – Τα πρότυπα τιμολογίων μπορούν επίσης να προσαρμοστούν χρησιμοποιώντας λογισμικό υπολογιστικών φύλλων. Τα Φύλλα Google διαθέτουν μια ποικιλία από δωρεάν πρότυπα τιμολογίων, ή επιλέξτε από μια ακόμη μεγαλύτερη επιλογή που προσφέρουν άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες. Απλώς επιλέξτε το σχέδιο που σας αρέσει περισσότερο, επιλέξτε την επιλογή επεξεργασίας και προσθέστε τα προσαρμοσμένα στοιχεία σας.
  • Microsoft Excel – Η Microsoft προσφέρει δωρεάν πρότυπα τιμολογίων για χρήση και με το Excel. Αντί να προσαρμόσουν ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου, οι χρήστες επεξεργάζονται τα στοιχεία του τιμολογίου χρησιμοποιώντας το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων της εταιρείας. Μπορείτε να βρείτε δωρεάν πρότυπα τιμολογίων για το Excel από τη Microsoft ή από διάφορους άλλους ιστότοπους.
  • Online Δημιουργία Τιμολογίων – Μια πληθώρα από ηλεκτρονική δημιουργία τιμολογίων εργαλεία είναι διαθέσιμα για χρήστες που θέλουν έναν απλό τρόπο δημιουργίας τιμολογίου. Αυτοί οι ιστότοποι διαθέτουν δωρεάν πρότυπα έτοιμα για επεξεργασία με στοιχεία πελατών και χρέωσης. Συνήθως δεν απαιτείται λήψη και το προσαρμοσμένο έγγραφο μπορεί να εκτυπωθεί ή να σταλεί μέσω email απευθείας από την πηγή.

Χρησιμοποιήστε το λογισμικό τιμολογίων για να βρείτε πρότυπα τιμολογίων

Το λογισμικό τιμολόγησης και άλλο λογισμικό λογιστικής είναι δημοφιλές επειδή απλοποιεί τη διαδικασία χρέωσης για τις μικρές επιχειρήσεις, ενώ τις βοηθά να δημιουργήσουν ένα βασικό τιμολόγιο. Εκτός από τα δωρεάν πρότυπα τιμολόγησης, το καλύτερο λογισμικό τιμολογίων για μικρές επιχειρήσεις συχνά περιλαμβάνει μια ποικιλία άλλων λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένων προηγμένων επιλογών όπως η παρακολούθηση χρόνου, η διαχείριση έργου και τα επαναλαμβανόμενα τιμολόγια. Το δημοφιλές λογισμικό τιμολογίων που διαθέτει πρότυπα τιμολογίων περιλαμβάνει προγράμματα από τις Zoho, Quickbooks, Freshbooks και Wave.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα τιμολόγιο

Είτε σχεδιάζετε ένα τιμολόγιο από την αρχή είτε προσαρμόζετε ένα δωρεάν πρότυπο τιμολογίου, θα πρέπει να συμπεριλάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες. Ακόμη και το καλύτερο λογισμικό τιμολογίων για μικρές επιχειρήσεις σάς επιτρέπει να αλλάξετε αυτό που υπάρχει στο πρότυπο της εταιρείας σας. Θα σας πούμε τι χρειάζεται, τι είναι προαιρετικό και γιατί. Σε τελική ανάλυση, ενώ ορισμένες λεπτομέρειες όπως ονόματα και ποσά θα πρέπει να εμφανίζονται σε κάθε τιμολόγιο, άλλες πληροφορίες μπορεί να είναι προαιρετικές και θα διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης και τις υπηρεσίες που προσφέρει, καθώς και με το αν πρόκειται για μεμονωμένα ή πολλαπλά τιμολόγια.

Θέλετε να συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες για ένα υπέροχο πρότυπο τιμολογίου; Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις ισχύουσες λεπτομέρειες και μπορεί να είναι το τελικό πρότυπο τιμολογίου που θα χρειαστεί να φτιάξετε ποτέ.

Επωνυμία Επιχείρησης

Το όνομα της επιχείρησης αποτελεί την καρδιά του τιμολογίου. Ποιος παρείχε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες και ποιον πρέπει να πληρώσει ο πελάτης;

Επιχειρηματικό λογότυπο

Μέρος της επωνυμίας της μικρής επιχείρησής σας είναι το λογότυπο της εταιρείας της. Εκπροσωπήστε οπτικά την εταιρεία σας στα τιμολόγιά σας συμπεριλαμβάνοντας το λογότυπο της επιχείρησής σας και οι πελάτες σας θα δουν μια πιο επαγγελματική παρουσίαση.

Στοιχεία επικοινωνίας

Βεβαιωθείτε ότι τα τιμολόγια της μικρής επιχείρησής σας περιλαμβάνουν τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας σας, όπως τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον ιστότοπο της εταιρείας.

Πληροφορίες Πελάτη

Σε ποιον αποστέλλεται το τιμολόγιο; Τα τιμολόγια της εταιρείας σας θα πρέπει να περιλαμβάνουν και τα στοιχεία του πελάτη σας, συμπεριλαμβανομένου τουλάχιστον του ονόματός του. Τα πιο επαγγελματικά τιμολόγια μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν λεπτομέρειες όπως τη διεύθυνση, τη διεύθυνση email και τον αριθμό τηλεφώνου ενός πελάτη.

Αριθμός τιμολογίου

Χωρίς αρίθμηση τιμολογίων, είναι δύσκολο να τα παρακολουθήσετε και να αναγνωρίσετε ποιος τιμολογήθηκε τι και πότε. Κάθε τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει έναν μοναδικό αριθμό, αν και το σύστημα αρίθμησης μπορεί να διαφέρει. Ορισμένες εταιρείες θα αριθμούν όλα τα τιμολόγια χρονολογικά με τη σειρά που εμφανίζονται, ενώ άλλες θα χρησιμοποιήσουν ένα παρόμοιο σύστημα αλλά θα προσθέσουν ένα πρόθεμα ή επέκταση που προσδιορίζει κάθε πελάτη.

Την ημερομηνία του τιμολογίου

Πότε στάλθηκε το τιμολόγιο; Μπορούν να εμφανίζονται πολλές ημερομηνίες σε ένα τιμολόγιο, αλλά τουλάχιστον κάθε επαγγελματικό τιμολόγιο πρέπει να έχει ημερομηνία με την ώρα που στάλθηκε το τιμολόγιο στον πελάτη. Βεβαιωθείτε ότι το τιμολόγιο αντικατοπτρίζει την ημερομηνία αποστολής και όχι την ημερομηνία αρχικής δημιουργίας.

Στοιχεία υπηρεσίας

Ποια προϊόντα ή υπηρεσίες παρασχέθηκαν στον πελάτη; Για τι θα πληρώσει ο πελάτης; Κάθε δείγμα τιμολογίου θα παρέχει χώρο για στοιχεία γραμμής με στοιχεία υπηρεσίας, τα οποία θα πρέπει να επισημαίνουν συγκεκριμένα το προϊόν ή την παρεχόμενη υπηρεσία.

Ημερομηνία εξυπηρέτησης

Εάν η υπηρεσία που τιμολογείται παρασχέθηκε σε συγκεκριμένη ημερομηνία διαφορετική από την ημερομηνία τιμολογίου, τότε είναι επίσης σκόπιμο να αναφέρεται η ημερομηνία εξυπηρέτησης δίπλα στα στοιχεία της υπηρεσίας.

Περιγραφή

Ορισμένα τιμολόγια ενδέχεται να απαιτούν πρόσθετες λεπτομέρειες που περιγράφουν το προϊόν ή την υπηρεσία που παρέχεται. Εάν απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες, συμπεριλάβετε μια συγκεκριμένη περιγραφή για το προϊόν ή την υπηρεσία στο τιμολόγιο κάτω από τα στοιχεία της υπηρεσίας.

Ποσοστό χρέωσης

Ενώ ορισμένα τιμολόγια χρειάζονται μόνο ένα μόνο σύνολο, όπως όταν τιμολογούνται για ένα μεμονωμένο προϊόν ή υπηρεσία, πολλές φορές απαιτείται μια τιμή χρέωσης για να διευκρινιστεί το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Για παράδειγμα, μια μικρή επιχείρηση που χρεώνει υπηρεσίες ανά ώρα θα θέλει τα τιμολόγιά της να αντικατοπτρίζουν πόσα χρεώθηκαν ανά ώρα και πόσες ώρες χρεώθηκαν. Πολλά ηλεκτρονικά εργαλεία προτύπου τιμολογίων δειγμάτων περιέχουν αυτόματους τύπους που θα υπολογίζουν τα σύνολα βάσει των χρεώσεων που έχουν καταχωριστεί στη δημιουργία τιμολογίων.

Φόροι και εκπτώσεις

Το αν η επιχείρησή σας πρέπει να χρεώσει φόρο επί των πωλήσεων ή άλλους φόρους θα εξαρτηθεί από την τοποθεσία και τον τύπο της επιχείρησής σας. Ωστόσο, εάν η επιχείρησή σας υποχρεούται να χρεώνει φόρους στους πελάτες σας ή εάν έχετε εκπτώσεις να προσφέρετε, τότε θα θέλετε μια ενότητα για την αναλυτική περιγραφή αυτών των χρεώσεων και προσαρμογών στο βασικό πρότυπο τιμολογίου σας.

Ημερομηνία λήξης

Απαιτείται ο πελάτης να πληρώσει το υπόλοιπο μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία; Τα περισσότερα τιμολόγια θα περιλαμβάνουν μια ημερομηνία λήξης ξεχωριστή από την ημερομηνία τιμολογίου, ενημερώνοντας τον πελάτη πότε πρέπει να πληρώσει. Η συμπερίληψη μιας ημερομηνίας λήξης στο τιμολόγιό σας στέλνει επίσης ένα μήνυμα επείγοντος στον πελάτη, βοηθώντας τον ιδιοκτήτη της μικρής επιχείρησης να πληρωθεί πιο γρήγορα.

Σημειώσεις

Η προσθήκη μικρών, προσωπικών πινελιών στα τιμολόγια μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην έμπνευση της πίστης των πελατών. Πολλές μικρές επιχειρήσεις θα προσθέσουν μια προσωπική σημείωση σε κάθε μεμονωμένο πελάτη στο κάτω μέρος του τιμολογίου τους, ευχαριστώντας τον για την επιχείρησή τους και παρέχοντας χρήσιμες πληροφορίες, όπως πού να πραγματοποιούν πληρωμές στο διαδίκτυο.

Όροι και Προϋποθέσεις πληρωμής

Θα δεχτεί η επιχείρησή σας πληρωμή με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα; Υπάρχουν συγκεκριμένες οδηγίες πληρωμής; Τι συμβαίνει εάν μια πληρωμή καθυστερήσει; Επιτρέπετε μερικές πληρωμές; Αυτές και παρόμοιες ερωτήσεις μπορούν να απαντηθούν στην ενότητα όροι και προϋποθέσεις πληρωμής ενός τιμολογίου.

Δημιουργήστε το δικό σας τιμολόγιο χρησιμοποιώντας αυτές τις συμβουλές

Είναι έτοιμη η μικρή σας επιχείρηση να στείλει τιμολόγια; Δείτε τις παρακάτω συμβουλές που πρέπει να θυμάστε κατά τη δημιουργία τιμολογίων για την αποστολή των πελατών σας:

  • Διατηρήστε το τιμολόγιό σας απλό και κατανοητό. Χρησιμοποιήστε σαφή γλώσσα και συγκεκριμένες ετικέτες για να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες γνωρίζουν ξεκάθαρα τι καλούνται να πληρώσουν.
  • Διευκρινίστε τους όρους πληρωμής σας. Εάν περιμένετε να πληρωθείτε σε 30 ημέρες, φροντίστε να το προσδιορίσετε στο τιμολόγιό σας. Περιγράψτε άλλες λεπτομέρειες πληρωμής, όπως εάν επιτρέπονται μερικές πληρωμές και αν δέχεστε πιστωτικές κάρτες.
  • Τιμολόγιο έγκαιρα. Οι πιθανότητες είναι ότι όσο πιο γρήγορα στείλετε το τιμολόγιό σας στον πελάτη σας, τόσο πιο γρήγορα θα πληρωθείτε. Εφόσον έχετε παραδώσει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που τιμολογούνται, δεν είναι πολύ νωρίς για να τα στείλετε.
  • Αποδεχτείτε πολλαπλούς τρόπους πληρωμής. Δεν θα πληρώνουν όλοι οι πελάτες με την ίδια μέθοδο. Η αποδοχή ευέλικτων μεθόδων πληρωμής, συμπεριλαμβανομένων επιλογών όπως μετρητά, επιταγή, πιστωτική ή χρεωστική κάρτα, Paypal και άλλες ηλεκτρονικές επιλογές, θα διευκολύνει τους πελάτες να πληρώσουν έγκαιρα.
  • Αποστολή υπενθυμίσεων. Μπορεί να φαίνεται ενοχλητικό να στέλνετε υπενθυμίσεις πληρωμής στους πελάτες αφού παραδώσετε με επιτυχία τα αγαθά ή τις υπηρεσίες τους, αλλά σκεφτείτε να το κάνετε για δικό σας όφελος. Σε τελική ανάλυση, είναι ένα έργο που αξίζει τον κόπο, αν σας πληρώσει νωρίτερα.

Εικόνα: Depositphotos