Νέα γενιά ηλεκτρονικών υπογραφών και πώς λειτουργεί

Μερικές από τις πιο δημοφιλείς και απαραίτητες λειτουργίες σε οποιαδήποτε επιχείρηση σχετίζονται με την ανάγκη εκτύπωσης και υπογραφής εγγράφων (για παράδειγμα, υπογραφή pdf) και να δημιουργήσετε ακόμη περισσότερα αντίγραφα όσων έχουν ήδη υπογραφεί. Η κύρια ταλαιπωρία είναι ότι όλες αυτές οι δραστηριότητες είναι χρονοβόρες. Αν και πολλοί άνθρωποι στις μέρες μας μπορεί να είναι ήδη εξοικειωμένοι με την έννοια της ηλεκτρονικής υπογραφής, δεν έχουν όλοι σε βάθος γνώση αυτής της πτυχής. Ωστόσο, το παρακάτω άρθρο θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε γιατί και πώς οι ηλεκτρονικές λύσεις κάνουν τη ζωή πολύ πιο εύκολη για όλους, ειδικά αν αυτή η λύση παρέχεται από την SignNow.

Το SignNow είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα που ειδικεύεται στις ηλεκτρονικές υπογραφές και στους διαφορετικούς τρόπους εφαρμογής τους αποτελεσματικά και απλά. Κατά τη χρήση του ιστότοπου, οι χρήστες μπορούν εύκολα να περιηγηθούν στα έγγραφά τους, να τα στείλουν και να τα αποδεχτούν και να δημιουργήσουν αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Το Capterra, ένα δημοφιλές σύστημα κατάταξης λογισμικού, συμπεριέλαβε το SignNow στο Top 20 Software Digital Signature.

Γιατί είναι χρήσιμο

Η παραδοσιακή διαδικασία της χειροκίνητης υπογραφής εγγράφων μπορεί περιστασιακά να παραταθεί υπερβολικά. Μερικές φορές, ο λόγος είναι η έλλειψη τεχνολογίας. Ακόμη και οι κλασικοί τρόποι δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής είναι συχνά παρατεταμένοι καθώς περιλαμβάνουν τη σάρωση της πραγματικής γραπτής υπογραφής, την εκ των υστέρων επεξεργασία της στο Photoshop και, στη συνέχεια, την εφαρμογή της στο έγγραφο στο Adobe Acrobat. Με το SignNow, όλα αυτά τα βήματα δεν είναι απαραίτητα. Απλώς πρέπει να δημιουργήσετε την υπογραφή που σας αρέσει με βάση το πλήρες όνομά σας και να την τοποθετήσετε γρήγορα σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου. Επιπλέον, αυτός ο ιστότοπος λειτουργεί με τις πιο δημοφιλείς μορφές όπως pdf και doc.

Πως δουλεύει

Το SignNow παρέχει δωρεάν δοκιμή σε όλους τους νέους πελάτες, ώστε να μπορούν να απολαύσουν όλα τα οφέλη της διεπαφής του και να βελτιστοποιήσουν τη ροή εργασίας των εγγράφων τους. Για να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε, πρέπει να ολοκληρώσετε μια τυπική εγγραφή. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό είτε να συνδεθείτε με το προφίλ Google ή Facebook. Μετά από αυτό, θα πρέπει να προσθέσετε το πλήρες όνομά σας και το πρόγραμμα θα δημιουργήσει αυτόματα την υπογραφή με βάση αυτό. Μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε γραμματοσειρά θέλετε από τη βιβλιοθήκη.

Το επόμενο βήμα είναι η αποστολή των εγγράφων. Εάν χρειάζεστε μόνο την υπογραφή σας, μπορείτε εύκολα να την προσθέσετε με το widget στην αρχική σελίδα. Σε περίπτωση που το έγγραφο πρέπει να υπογραφεί από πολλά μέρη, μπορεί εύκολα να ολοκληρωθεί με το όργανο «Πρόσκληση για υπογραφή». Απλά πρέπει να εισαγάγετε τις διευθύνσεις email και ο σύνδεσμος προς το έγγραφο θα σταλεί στους παραλήπτες. Επιπλέον, μπορείτε να προσαρμόσετε τη σειρά υπογραφής του εγγράφου και τις προθεσμίες εάν χρειάζεται.

Πρόσθετα σημαντικά χαρακτηριστικά

Περιττό να πούμε ότι η εργασία με έγγραφα στο διαδίκτυο απαιτεί μεγάλη ευκολία και μια πολύ αποτελεσματική εργαλειοθήκη. Το SignNow προσφέρει μια σειρά από βολικά πακέτα ανάλογα με τις ανάγκες του χρήστη:

  • Ένα βασικό πρόγραμμα που κοστίζει 8 $ ανά χρήστη/μήνα σας επιτρέπει να είστε πλήρως υπεύθυνος για τη διαδικασία ηλεκτρονικής υπογραφής: έχετε την εφαρμογή για κινητά, πρόσβαση σε όλα τα βασικά πεδία και απεριόριστα πρότυπα.

  • Το Business Premium κοστίζει 15 $ ανά χρήστη μηνιαίως και παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας πολύπλοκων ροών εργασίας ηλεκτρονικής υπογραφής. Εκτός από τα προνόμια του προηγούμενου πακέτου, έχετε επίσης τη δυνατότητα αποστολής των εγγράφων-για-σύνδεση μαζικά, εξατομικευμένη επωνυμία και τη δυνατότητα να ορίσετε υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις.

  • Το εταιρικό πρόγραμμα (30 $ ανά χρήστη/μήνα) κλείνει τις προσφορές σε δευτερόλεπτα σε οποιαδήποτε συσκευή: μπορείτε να προσθέσετε μια επιλογή για τους υπογράφοντες σας να στέλνουν πληρωμές κατά την υπογραφή εγγράφων, καθώς και να ζητούν επιπλέον υλικό από αυτούς ως συνημμένα. Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να τροποποιήσετε τα πεδία σας με διαφορετικούς τρόπους.

  • Το πρόγραμμα Business Cloud για 50 $ σάς δίνει πρόσβαση στην πλήρη γκάμα εργαλείων. Μεταξύ αυτών είναι η συμμόρφωση με το HIPAA, η προσωπική τεχνική υποστήριξη αποκλειστικά για την επιχείρησή σας, η ενοποίηση CRM (ενώνοντας μαζί σας άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές όπως το Google Drive, το Office 365 και πολλές άλλες) και ορισμένα άλλα τεχνικά προνόμια.

Ισχύει νομικά;

Σύμφωνα με το Uniform Electronic Transaction Act (UETA) και το US eSignature Act του 2000 (Ομοσπονδιακός Νόμος των ΗΠΑ), η ηλεκτρονική πιστοποίηση θεωρείται ισοδύναμο μιας χειροποίητης υπογραφής. Το διεθνές δίκαιο έχει πολλούς αντίστοιχους κανόνες στις νομικές πρακτικές πολλών άλλων χωρών και οι προγραμματιστές του SignNow έχουν δεσμευτεί πλήρως να διατηρούν τον πόρο όσο το δυνατόν συνεκτικό με αυτούς τους νόμους.

Σύγκριση με άλλους ιστότοπους ηλεκτρονικής υπογραφής

Το SignNow είναι περήφανο που βρίσκεται ανάμεσα στο κορυφαίο λογισμικό ηλεκτρονικής υπογραφής, σύμφωνα με την Gartner. Βαθμολογείται με 5 αστέρια 17% πιο συχνά από την DocuSign, έναν από τους σημαντικούς ανταγωνιστές μεταξύ τέτοιων ιστότοπων. Εξάλλου, η υπηρεσία έχει γενική βαθμολογία 4,6 αστέρια, η οποία είναι πολύ υψηλή. Το λογισμικό επαινείται επίσης από μια άλλη αξιοσέβαστη πλατφόρμα αξιολόγησης Trustpilot: η βαθμολογία του SignNow εκεί είναι 4,6 αστέρια. Και δεν αποτελεί έκπληξη, καθώς το SignNow διαθέτει μια πολύ βολική εφαρμογή για κινητά διαθέσιμη τόσο για συσκευές Android όσο και για iOS. Επιπλέον, η εφαρμογή επιτρέπει την εργασία με τα έγγραφα τόσο online όσο και εκτός σύνδεσης.

Ιστορίες πελατών

“Πριν από το SignNow, συναντήσαμε εμπόδια σχετικά με τις τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται: σάρωση, αποστολή φαξ, εκτύπωση κ.λπ. Τώρα, η απόκτηση υπογραφών είναι παιχνιδάκι!” – λέει ο Dwayne Wheatley, Αντιπρόεδρος των Great Virtual Works. Η ροή εργασιών εγγράφων της GVW θυμίζει μια βαρετή ρουτίνα που περιγράφεται στην αρχή αυτού του κειμένου, αυτή με όλη τη φασαρία και τον διπλό έλεγχο. Ωστόσο, το καλό με την τεχνική πρόοδο είναι ότι πάντα αφήνει λίγο χρόνο για τους δικούς σου. Κάνοντας τη διαδικασία υπογραφής δέκα φορές πιο γρήγορη, το SignNow κάνει τη ζωή και την εργασία σας δέκα φορές πιο εύκολη.